OI Portfolio: Tukibotti Annie auttaa vähentämään keskeyttämisiä Vantaan ammattiopisto Variassa
3.11.2023
Tukea matalalla kynnyksellä, helppo pyytää ja saada apua – opiskelijat kokevat Annie-botin helposti lähestyttäväksi tavaksi saada tukea ja ohjausta. Onnistuneen ratkaisun taustalta löytyy Annie Advisorin ja Vantaan ammattiopisto Varian saumatonta ja innostunutta yhteistyötä.
Koulupudokkaiden suuri määrä on ollut erityisenä huolena ammatillisessa koulutuksessa 2010-luvulta alkaen.
– Anniesta on alusta asti kehitetty ratkaisua opintojen keskeyttämiseen. Alkuperäinen ajatuksemme oli yksinkertaisesti kehittää helppo tapa kysyä opiskelijalta, mitä kuuluu, miten voin auttaa? kertoo Miska Noponen Annie Advisorista.
Vuonna 2019 Annie-tukibotti voitti Kuntaliiton ja Vantaan kaupungin haastekilpailun, jossa etsittiin ratkaisua toisen asteen opintojen keskeyttämisten vähentämiseen.
Samaan aikaan Vantaan Variassa etsittiin ja kokeiltiin ratkaisuja opiskelijoiden tukemiseen. Moni toimenpide ja hanke näkyi oppilaitoksen arjessa jonkin aikaa, mutta ratkaisua, jolla olisi ollut pidempiaikaista vaikutusta opiskelijoiden hyvinvointiin, tuntui olevan vaikea löytää.
– Annie-botin jatkokehityshanke tarjosi meille mahdollisuuden pilotoida täysin uudenlaista työkalua, joka toimii tässä digitalisoituneessa maailmassa. Annie vaikutti ratkaisulta, jolla voisi olla pitkäaikaista vaikuttavuutta, Annie-hanketta Variassa koordinoiva Piia Kovalainen Variasta taustoittaa.
Apua, tukea ja yhteys oikeaan ihmiseen
Varian Annie-botti lähestyy opiskelijoita tekstiviestillä ja tarjoaa mahdollisuuden kertoa tuen tarpeesta helposti vastaamalla viestiin. Kyselyt aktivoituvat joko tietyssä opintojen vaiheessa tai määriteltyjen, dataan perustuvien ehtojen toteutuessa. Botti on opiskelijoiden käytettävissä myös suoraan milloin vain, jolloin botti käsittelee opiskelijan huolen ja opiskelijan niin halutessa ohjaa viestin esimerkiksi omalle vastuuopettajalle tai opiskeluhuollon henkilöstölle.
Kovalaisen mukaan opiskelijat ovat olleet erittäin tyytyväisiä tukibottiin.
– Moni kokee saaneensa apua ja tuntee, että botti on hyvä tapa pitää opiskelijoista huolta. Lukuvuonna 2022-23 yleisin tuen tarpeen teema oli mielen hyvinvointi ja kakkosena tulivat opetusjärjestelyt.
– Moni kokee saaneensa apua ja tuntee, että botti on hyvä tapa pitää opiskelijoista huolta. Lukuvuonna 2022-23 yleisin tuen tarpeen teema oli mielen hyvinvointi ja kakkosena tulivat opetusjärjestelyt.
Keskeyttämisten määrät laskevat
Myös Varian henkilökunnan jäsenet ovat olleet tukibottiin tyytyväisiä, vaikka toki kasvukipujakin on matkan varrella ilmennyt.
– Annie on solahtanut meille Variaan hyvin. Väline on helppokäyttöinen, eikä vaadi esimerkiksi opettajilta tai opiskeluhuollon työntekijöiltä erityisosaamista. Työkalun käyttöönotto vaatii kuitenkin aikaa ja paljon viestintää, että kaikki ymmärtävät, mistä on kyse ja mikä uuden ratkaisun merkitys on, Kovalainen sanoo.
Annie-botti on määritelty Variassa osaksi opiskelijan tukemisen kokonaisuutta ja sellaisena täydentää tukipalveluita erinomaisesti.
– Vaikka suoraa yhteyttä tukibotin ja opiskelijoiden opintojen keskeyttämisen välillä ei voida osoittaa, voimme kuitenkin todeta, että keskeyttämisten määrä on meillä kääntynyt selvään laskuun. Suunta jopa poikkeaa valtakunnallisesta trendistä.
Aidosti tarpeisiin vastaava ratkaisu yhteiskehittämällä
Sekä Kovalainen että Noponen nimeävät yhteiskehittämisen tärkeimmäksi tekijäksi sekä onnistuneen tuotteen että sujuvan käyttöönoton takana.
– Meillä on mahtava tiimi Annie Advisorilta kehittämässä bottia, he ovat todella osaavia ja täysillä mukana. Prosessi on ollut todella ketterä, botti on koko ajan mennyt eteenpäin. Olemme vaihtaneet rohkeasti myös suuntaa, jos on todettu, että jokin ratkaisu ei toimi, Kovalainen kuvaa kehittämisprosessia.
Kovalaisen rooli on ollut johtaa hanketta eteenpäin Variassa ja innostaa varialaisia mukaan: kehittämisprosessiin on osallistunut lukuisa joukko opiskelijoita sekä opettajia ja oppilashuollon henkilöstöä.
Kuvassa Annie Advisorin tiimiä, Miska Noponen edessä. Kuva: Annie Advisor.
– On ollut lomakkeita, kyselyjä, haastatteluja, työpajoja. Kaikki ovat olleet hienosti valmisteltuja ja ne ovat aina vieneet ajatusta pidemmälle, tuoneet uutta tietoa ja parantaneet sitä lopputulosta, mikä Annie tänä päivänä on.
Annie Advisorin Noposen mukaan yhteiskehittäminen on aivan liian vähän käytetty menetelmä. Ratkaisun idea voi toimia slaideilla, mutta kun omaan ideaan rakastuu liikaa, siitä ei pystytä karsimaan. Näin tuote ei todellisuudessa vastaa käyttäjien tarpeeseen.
– Sekä kehittämistyössä että hankinnoissa käytetään usein liikaa aikaa suunnitteluun ilman yhteistyötä tai aitoa käyttäjien osallistamista. Erityisesti näin haastaviin ongelmiin ratkaisut saadaan merkittävästi paremmaksi, kun kehittäjä, koulutuksen järjestäjä ja käyttäjät tekevät yhteiskehitystä. Tämä on Annien tapauksessa moneen kertaan todistettu, Noponen päättää.
Tutustu ja lue lisää!
Tutustu Oppiva Investin rahoitukseen
Kuvista kiitos: Annie Advisor